TRABAJO: TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA CON CARÁCTER PERMANENTE

TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA CON CARÁCTER PERMANENTE

Articulo seleccionado: Steckler, Hernán. 2005, “Gestion y organización documental”

GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Arch. Hernán Steckler (Presidente de la Asociación de Archiveros de Santa Fe)
El documento de archivo nace en el marco de una actividad humana, enmarcado en un ámbito jurídico, el hombre en su accionar o actividad institucional.
En la primera fase de su existencia, sirve exclusivamente a la institución o entidad en la cual fue creado.
Una vez que el documento cumplió la finalidad primaria, es susceptible de ser empleado con diferentes propósitos:
· como fuente de testimonio
· como prueba

DE LA ENTIDAD PRODUCTORA AL DOCUMENTO


La institución.
En el análisis formal entendemos que una institución tiene:
· Misión que cumplir que le es propia e inherente;
· Propósitos, metas u objetivos a alcanzar.
· una estructura organizativa con niveles definidos de atribuciones y una serie de funciones correlativas establecidas.
Considerados estos elementos en su conjunto obtenemos una abstracción que permite un acercamiento intelectivo a la institución, y teniendo en cuenta la interacción de este entorno con la entidad, afectando la planificación, ejecución y evaluación de la actividad institucional, obtenemos una dinámica que permite la aproximación a una imagen real de la entidad como un todo orgánico cuya fisonomía y conducta pueden ser modificadas a partir de esa interacción. En esas condiciones es posible conceptuar a las instituciones como sistemas abiertos.

LA INSTITUCIÓN COMO SISTEMA ABIERTO

Representación de la estructura organizativa de la institución: Organigramas
El organigrama, es un conjunto ordenado de símbolos que representa a partir de una determinada disposición gráfica a la estructura que corresponde a la organización institucional, manifestando espacialmente los niveles de responsabilidad existentes, la denominación de las dependencias o sub-unidades administrativas dentro de la estructura y las relaciones jerárquicas entre ellas, así como las funciones establecidas para cada dependencia.
La lectura del organigrama permite interpretar diversos aspectos de su morfología y dinámica:
· La subdivisión del trabajo en unidades de gestión de distinta jurisdicción y competencias, lo que se traduce en la existencia de secciones, áreas o departamentos, sectores y oficinas.
· La existencia de diversos niveles de responsabilidad o atribuciones.
· La relación jerárquica entre distintas dependencias institucionales.
·Las líneas de comunicación: La comunicación permite en la práctica que se pueda desarrollar toda una serie de funciones comprendidas dentro de la administración.
La información es esencial para evaluar cómo se está desarrollando un proceso en una institución dada, sea un proceso meramente administrativo (decisión) o un proceso productivo (acción).
Todos estos factores, contemplados dentro del análisis documental, son susceptibles de ser investigados minuciosamente por los responsables del archivo de la entidad, como un requisito previo a cualquier trabajo de normalización de la gestión documental y organización archivística del fondo documental y sus unidades componentes.

La producción documental

La información, su especificidad correspondiente a cada actividad y procedimiento, plasmada en el contenido sustantivo de los documentos producidos correlativamente, puede ser abstraída en una representación denominada asunto, lo que permite definir el concepto de serie documental, compuesta por documentos en los cuales se evidencia una homogeneidad del asunto.
Los documentos, producidos como reflejo de esas actividades, van lógicamente a reflejar ese carácter de similitud y de homogeneidad, dando lugar a lo que denominamos serie documental.
La serie documental, unidad integrada por documentos que tienen, determinados caracteres externos e internos y que es generada en el marco de una actividad orgánica determinada, en el ámbito de una institución.

Caracteres documentales externos e internos
Los caracteres externos van a referirse a la apariencia y el formato del documento: la calidad del soporte, el tipo de soporte, si es un documento gráfico, si es manuscrito, si es impreso, el color, el tamaño, el contenedor.
También se manifiesta la homogeneidad de caracteres externos, lo que se conoce como tipo documental, manifestándose una correspondencia entre serie y tipo documental.
Cada tipo documental posee caracteres externos definidos: así hablamos de impresos, correspondencia, planos, etc., cada uno de los cuales tiene un formato, estructuración espacial de la información dentro del soporte, fórmulas de información determinadas. Por esa razón, los tipos documentales deben ser normalizados en el ámbito de la institución, interviniendo el archivo para tal efecto.
Al referirnos a los caracteres internos, hablamos del contenido de información que porta cada documento en sí mismo y lógicamente que si decimos que un tipo documental es reflejo del desarrollo o desenvolvimiento de una actividad específica, la información que va a contener va a ser también específica.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
¿En qué condiciones se puede hablar de que el documento interesa al archivo?

Hasta la segunda mitad del siglo XX aproximadamente, se consideraba que los archivos servían a la investigación histórica, de ahí que la naturaleza de los documentos conservados iba a estar determinada por tal interés y que se definiera como documentos de archivo aquellos que reunían las condiciones para su conservación permanente.
El criterio moderno ha establecido que, conforme con la naturaleza de los documentos en cuanto a su origen funcional dentro de una estructura administrativa y el consiguiente potencial de servicio hacia la entidad productora, corresponde dar a los documentos un tratamiento adecuado desde su mismo origen, por lo cual el archivo debe intervenir en la creación misma de los documentos. De ahí que sea necesario estudiar y conocer minuciosamente los detalles de cada etapa que afecta a la existencia de documentos.
Para lo cual se definen determinadas etapas. En lo que es la vida de un documento, a la cual denominamos “Ciclo Vital de los Documentos”.

Etapa activa: los documentos son generados como parte de la gestión administrativa de la entidad productora, a la que sirven casi exclusivamente. En esta etapa, los documentos se encuentran físicamente en el ámbito de las oficinas o dependencias que los producen y/o tienen injerencia sobre su contenido.
Archivo de gestión, implica que los documentos todavía no ingresan bajo custodia del archivo central de la institución.
A su vez se subdivide en dos instancias o momentos: el primero se llama gestación y el segundo trámite.
*La gestación momento en que el documento es elaborado hasta que empieza una vez completo a transitar todas las vías administrativas que existen (proceso administrativo).
*En el momento de trámite, una vez generado un documento, transita por todo el circuito administrativo que tiene competencias relacionadas con la información contenida, hasta que empieza a cumplir el objetivo o la función por la que fue específicamente creado e ideado.

Etapa inactiva: El término “inactiva” se refiere a que el documento deja de circular por la vía administrativa, porque ya cumplió su propósito primario.
La etapa inactiva comienza con la vigencia, la cual tiene lugar en el momento en que el documento comenzó a cumplir o cumplió inmediatamente el propósito por el cual fue creado.
Hay un momento dentro de la etapa inactiva que denominamos “plazo precaucional”. La vigencia tiene una limitación temporal, determinada por distintos factores, de acuerdo al documento específico del que estemos hablando. Por ejemplo en un contrato
El plazo precaucional – inicia cuando finaliza la vigencia-, tiempo de espera adicional a la vigencia, el cual se considera en razón del carácter jurídico que implica la producción documental, en el sentido de los derechos, obligaciones, atribuciones y responsabilidades que encierra el documento.

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Etapa intermedia: Se relaciona con una de las técnicas documentales de archivo, la Selección Documental y se refiere a la decantación de los valores del documento luego de que deja de interesar a la entidad productora.
En la práctica implica la constitución de una categoría de archivos denominada Archivo Intermedio, cuyas funciones básicas se refieren a la valoración documental. La institución productora transfiere sus documentos.
La valoración o evaluación va a dar lugar a su vez a una serie de categorías, que miden la utilidad de la información, lo cual deriva a dos opciones: si se considera que el documento va a tener un valor más allá del meramente administrativo. La segunda opción es que una vez evaluados los valores contenidos en la información de un tipo documental específico, se determine que por distintos motivos que se va a proceder a su descarte: primero se lo separa de aquellos documentos que se van a conservar en forma permanente, y en concreto se va a traducir posteriormente en la destrucción física de ese documento.
La documentación permanente nos deriva a las siguientes etapas, que son:
Etapa de conservación permanente: Si el documento es conservado en forma permanente, la información contenida puede ser usada para fines de investigación. La investigación la consideramos en forma amplia: puede ser de carácter histórico, científico o administrativo.Una de las posibles utilidades de la información en lo que refiere a la conservación permanente, es la investigación histórica.
La fase de conservación permanente se relaciona con la conservación física de los documentos en los denominados Archivos Histórico, encargados de realizar todas las operaciones técnicas para asegurar la preservación material de los soportes documentales y el procesamiento del contenido informativo en orden a la elaboración de los instrumentos de investigación.
Etapa informática: es posibilitada por las innovaciones técnicas que constantemente se suceden y a las que tenemos acceso. Esta etapa condiciona enormemente una cualidad de la información en el documento que es la accesibilidad.
La etapa informática implica que hay todo un conocimiento y un procesamiento del documento, convirtiendo la materia prima del documento en documentación, es decir, la información con utilidad y aquí vemos dos momentos: el momento de difusión y el momento telemático.
El momento de difusión se relaciona con la edición de contenidos documentales. Una vez aplicadas las técnicas archivísticas al documento, los contenidos pueden ser difundidos, por distintos medios, se puede hacer ediciones de instrumentos descriptivos, mediante los cuales se conoce qué tipo de información es posible localizar en un archivo, el tiempo de producción, la cualidad informativa contenida.

EL ARCHIVO Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Consideremos los siguientes conceptos:
ARCHIVO:
·Componente del sistema- institución
Interactúa con todas las áreas de la organización recibiendo documentos y generando un servicio (información documental)
·En sí mismo puede considerarse como sistema (subsistema de la institución)

ARCHIVO COMO SISTEMA

· Entorno: entidad productora de los documentos.
· Propósitos: gestión, reunión, organización, descripción, preservación y administración documental. Acceso a la información documental.
·Entrada: documentos producidos orgánicamente.
· Salida: documentación (información documental procesada).

Eficacia: localización rápida, control y seguridad documental. Provisión de información conforme la demanda (información clara, precisa, pertinente): calidad de la información. JUSTIFICA LA PARTICIPACIÓN DEL ARCHIVO EN LA NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL.

Eficiencia: empleo racional de recursos: espacio de almacenamiento, tiempo insumido para cada una de las tareas que comprenden la actividad archivística; cantidad de elementos humanos que participan de las funciones del archivo.

LA NORMALIZACIÓN EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Elementos:
· Estudio de cada uno de los procedimientos administrativos de la institución.
·Determinación de los requerimientos informativos de las distintas áreas en relación con dichos procedimientos.
· Categorías de información que se debe suministrar: asuntos y contenido sustantivo.
· Forma de presentación de la información.
· Formato y soporte.
· Definición del tipo documental que corresponde.
·Definición de los circuitos de circulación del documento/información: trámite documental.
·Creación y normalización de las series documentales.

EL ARCHIVO Y LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL
Por clasificación se entiende la división de un conjunto de unidades en clases o categorías de características definidas.
Para los documentos producidos en el ámbito de una institución, las clases se determinan atendiendo a su origen orgánico, esto es, la correlación entre acción y el documento. También se debe considerar la correlación entre la estructura orgánica y los documentos producidos por cada una de las dependencias institucionales.
La acción realizada orgánicamente en el marco institucional, se traduce en:
· Funciones: responsabilidades y atribuciones asignadas a cada área de la organización institucional.
·Actividades: procesos a través de los cuales se canaliza el cumplimiento o ejercicio de dichas responsabilidades.
·Actos: unidad básica de operación por medio de la cual se concretan o materializan las actividades.
Principio de Procedencia: toma como criterio la entidad de donde procede el documento.
Principio de Orden Original: establece que los documentos deben ser archivados respetando el orden en que se produjeron (etapa activa).
METODOS DE CATEGORIZACIÓN

Método de Identificación de Fondos: Tiene como objetivo lograr la organización del fondo documental a partir de a determinación y conocimiento preciso de los factores y elementos que hacen a la producción documental.
·La entidad: funciones, actividades y actos. Estructura orgánica. Determinación de su evolución en el tiempo. Análisis de la normativa de la institución, incluyendo manuales de procedimientos.
·El documento: orígenes funcionales, etapas del ciclo vital, tipología.
·Delimitación de las unidades documentales y su ubicación dentro del Cuadro de Clasificación.
·Ordenación física de las unidades documentales.

Método Sistémico: considera a la entidad productora como un sistema, cuyos componentes y características pueden ser representados por modelos que se aproximen a la realidad institucional, con el propósito de obtener una expresión inteligible de la organización documental.
Método Interrogativo: forma de obtención de datos para determinar las características documentales, susceptible de ser empleada para recabar información útil a los propósitos archivísticos de conocer.
U.N.N.E.

FACULTAD DE HUMANIDADES

LIC. EN CIENCIAS DE LA INFORMACION

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Una respuesta to “TRABAJO: TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA CON CARÁCTER PERMANENTE”

  1. luisa Says:

    Gracias tu iformación me fue muy utíl además de ser muy corta pero especifica


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